Comment organiser une brocante dans votre commune ?

Organiser une brocante ou un vide-grenier peut sembler simple, mais cela demande de suivre une réglementation bien précise. Que vous soyez une association, une collectivité ou encore un particulier. Il est essentiel de connaître les démarches nécessaires pour garantir le bon déroulement de votre évènement. 

Qui peut organiser une brocante ?

L’organisation d’un vide-grenier ou d’une brocante est possible pour n’importe quel citoyen français, qu’il fasse partie d’une organisation ou qu’il agisse en tant que particulier. 

En bref : Tout le monde peut lancer une brocante ! Cependant, la réglementation n’est pas la même selon votre status et il est important de s’y conformer pour éviter tout problème.

Les associations : 

Dans la majorité des cas, ce sont les associations locales qui organisent des vide-greniers ou des marchés aux puces. C’est une formidable occasion pour collecter des fonds et financer leurs projets. Les associations ont souvent l’équipe de bénévoles nécessaires pour cadrer un tel événement. En effet, nous le verrons plus bas, mais l’organisation d’une brocante un d’un vide-grenier nécessite quelques ressources, notamment humaine, pour que l’évènement se déroule bien !

Les collectivités (mairies) : 

Les collectivités organisent parfois des marchés ou des foires. Elles peuvent également se charger de l’organisation d’une brocante. Lorsque c’est le cas, c’est généralement pour apporter la logistique et les ressources nécessaires et aider une ou plusieurs associations locales. Les mairies voient dans ces événements une façon d’attirer du monde et d’animer la commune.

Les particuliers : 

Même si vous êtes un habitant, vous pouvez organiser une brocante ! Vous pouvez organiser un petit vide-grenier, chez vous, à domicile ou proposer un évènement à plus grande échelle, dans tout votre village. Dans ce cas, il faudra constituer une solide équipe pour vous aider dans les démarches, la logistique, la communication et la sécurité. Même en tant que particulier, vous devez respecter les formalités.

Les entreprises : 

Comme pour les associations, les entreprises peuvent aussi organiser une brocante. Les règles, en matière de fiscalité, sont cependant différentes. Il convient de vous rapprocher de votre cabinet comptable pour en savoir plus.

Quelles sont les démarches à prévoir ?

Une brocante ne s’improvise pas ! Voici les étapes clés :

Déclarer, au préalable, la vente au déballage en mairie  

Lorsque l’évènement se déroule sur le domaine public, vous devez obligatoirement faire une déclaration de vente au déballage. Il est recommandé de réaliser cette étape en premier et de ne pas attendre le dernier moment pour l’effectuer, car en cas de refus, vous serez contraint d’annuler votre évènement, de rembourser les éventuels vendeurs déjà inscrits.

Le formulaire Cerfa (à télécharger ici) doit être remis en Mairie, le plus tôt possible (nous recommandons 4 à 6 mois avant votre événement), en précisant le lieu de l’évènement, la date, les horaires ou encore le nombre d’exposants attendus. Le responsable de l’association doit également y joindre une copie de sa pièce d’identité. 

Avec cette démarche, plus vous vous y prenez tôt, plus vite vous aurez votre “feu vert” pour organiser votre vide-grenier et lancer les inscriptions des exposants.

Demander une autorisation d’occupation du domaine public

Si l’événement a lieu sur le domaine public (rues, place de village, parking public…), vous avez l’obligation de demander l’autorisation pour organiser votre évènement, que ce soit un vide-grenier, un marché ou une foire.  Vérifiez s’il y a des taxes locales à payer, comme les droits de place par exemple. La mairie pourra vous informer sur son montant, mais vous pouvez aussi demander à votre maire de vous exonérer de cette taxe, surtout si vous organisez cet évènement au bénéfice de votre association. La demande d’autorisation doit être transmise à la mairie en même temps que la déclaration de l’événement.

Buvette, vente d’alcool : respectez les règles !

Votre association peut commercialiser et distribuer des boissons sans alcool et des boissons en dessous de 18° (catégorie 3), dans la limite de 5 évènements par an. Il n’est pas nécessaire d’avoir une licence de débit de boissons, mais vous devez obtenir une autorisation de buvette de la part du maire de la commune au moins 15 jours avant l’événement. Vous pouvez télécharger un modèle de lettre ici.

Renseignez-vous auprès des autorités locales pour en savoir plus. Ne négligez pas cette étape, ce serait dommage de voir vos bénéfices servir à payer une amende !  

Bien anticiper 

En réglant ces formalités à l’avance, vous éviterez les imprévus et gagnerez du temps pour vous concentrer sur l’essentiel : trouver des exposants, organiser le lieu, et bien communiquer pour attirer un maximum de visiteurs. Une bonne anticipation garantit une brocante fluide et réussie. 

Assurez la sécurité et respectez les obligations légales lors de votre brocante

La sécurité, c’est essentiel !

Tenez-vous informé, auprès de votre préfecture, des obligations en matière d’évènement, en particulier en cas de plan vigipirate. Prévoyez des allées dégagées pour les visiteurs, des accès faciles pour les secours.

Indiquez, dès les inscriptions, la liste des objets interdits à la vente.

Assurez-vous d’avoir une équipe de sécurité visible pour dissuader les voleurs potentiels. Encouragez les exposants à garder un œil sur leurs stands, ne pas laisser leurs biens sans surveillance et garder les articles de valeur à proximité ou sous surveillance directe. Retrouvez ici nos conseils sur la sécurité d’une brocante.

Le registre des vendeurs : 

Tenez un registre des vendeurs : c’est obligatoire ! Ce document doit mentionner le nom, l’adresse et les types d’objets vendus par chaque exposant. Conservez-le au moins 6 mois après la brocante, en cas de contrôle par les autorités. 

Si vous utilisez notre logiciel de gestion de brocante, le registre des vendeurs est automatiquement généré à la fin de votre évènement (au format Excel). Dimanche Matin vous permet de générer votre registre à n’importe quel moment, avant et pendant l’événement. En effet, les autorités peuvent demander à consulter le registre à tout moment. 

Notez cependant que, pour être conforme, seuls les exposants présents le jour de l’évènement doivent figurer dans le registre. Lorsque vous scannez les « pass exposant » avec l’application Administrateur, ces derniers sont automatiquement marqués comme présent. Ainsi, vous contrôlez l’accès tout en mettant au propre votre registre des vendeurs.

En conclusion, respecter les formalités administratives tout en anticipant les besoins logistiques est essentiel pour assurer la réussite de votre brocante. L’utilisation d’un logiciel de gestion de vide-grenier vous permet d’économiser du temps et des ressources, vous laissant ainsi la possibilité de vous concentrer sur des aspects clés comme la sécurité, la gestion des exposants et une communication efficace. Ces éléments sont indispensables pour attirer un large public et garantir une expérience agréable à tous.